Styrelsens rapport om intern kontroll

Styrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning för den interna kontrollen. Detta avsnitt har upprättats i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning och Årsredovisningslagen. Rapporteringen är avgränsad till att behandla intern kontroll avseende finansiell rapportering.

Kontrollmiljö
Kontrollmiljön utgör basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. En viktig del av kontrollmiljön är att beslutsvägar, befogenheter och ansvar är tydligt definierade och kommunicerade mellan olika nivåer i organisationen samt att styrande dokument i form av interna policyer, handböcker, riktlinjer och manualer finns. En viktig del i styrelsens arbete är därför att utarbeta och godkänna ett antal grundläggande policyer, riktlinjer och ramverk. Dessa inkluderar Styrelsens Arbetsordning, VD-instruktion, Investeringspolicy, Finanspolicy samt Insiderpolicy. Syftet med dessa policyer är bland annat att skapa grunden för en god intern kontroll.

Vidare arbetar styrelsen för att organisationsstrukturen ger tydliga roller, ansvar och processer som gynnar en effektiv hantering av verksamhetens risker och möjliggör måluppfyllelse. Som en del i ansvarsstrukturen ingår att styrelsen månatligen utvärderar verksamhetens prestationer och resultat genom ett ändamålsenligt rapportpaket innehållande resultat- och balansräkningar, analyser av viktiga nyckeltal, kommentarer avseende affärsläget för respektive verksamhet samt kvartalsvis även prognoser för kommande perioder. Specifikt för den finansiella rapporteringen har styrelsen inrättat ett revisionsutskott som bistår styrelsen. Som ett led i att stärka den interna kontrollen har Mekonomen Group en ekonomihandbok som ger en överskådlig bild av befintliga policyer, regelverk och rutiner inom ekonomiområdet. Detta är ett levande dokument som uppdateras löpande och anpassas till interna och externa förändringar. Utöver ekonomihandboken finns instruktioner som ger vägledning i det dagliga arbetet i butik såväl som i övriga organisationen, till exempel avseende inventering, kassaavstämning etc.

Riskbedömning
Mekonomen Group gör löpande en kartläggning av koncernens risker. Vid denna kartläggning identifieras ett antal resultaträknings- och balansräkningsposter där risken för fel i den finansiella rapporteringen är förhöjd. Kring dessa risker arbetar företaget kontinuerligt med att förstärka kontrollerna. Vidare behandlas risker i särskilda forum, till exempel frågeställningar kopplade till etableringar och förvärv.

Kontrollaktiviteter
Risker för fel i den finansiella rapporteringen reduceras genom en god intern kontroll över den finansiella rapporteringen med särskilt fokus mot väsentliga områden definierade av styrelsen. Inom Mekonomen Group består kontrollstrukturerna dels av en organisation med tydliga roller som möjliggör en effektiv och ur ett internkontrollperspektiv lämplig ansvarsfördelning, dels av specifika kontrollaktiviteter som syftar till att upptäcka eller att i tid förebygga risker för fel i rapporteringen. Kontrollaktiviteterna omfattar till exempel kontoavstämningar, analytisk uppföljning, jämförelser mellan resultat- och balansposter och kontrollinventeringar i lager och butik.

Internrevision
Mekonomen Group har en internrevisionsfunktion som är en oberoende och objektiv säkrings- och rådgivande enhet, vilken skapar värde samt förbättrar koncernens verksamheter. Detta sker genom att utvärdera och föreslå förbättringar inom områden såsom riskhantering, efterlevnad av policyer och effektiviteten i den interna kontrollen för finansiell rapportering. Funktionen arbetar över hela koncernen. Chefen för internrevisionen rapporterar till revisionsutskottet, VD och ekonomi- och finanschef samt informerar ledningarna inom respektive affärsområde och övriga enheter om resultatet av de granskningar som genomförts.

Information och kommunikation
Policyer och riktlinjer är särskilt viktiga för en korrekt redovisning, rapportering och informationsgivning. Inom Mekonomen Group uppdateras policyer och riktlinjer avseende den finansiella processen löpande. Det sker främst inom respektive koncernfunktion ut mot de olika verksamheterna genom e-mail men också i samband med regelbundna CFO-möten inklusive representanter från koncernekonomi. För kommunikation med interna och externa parter finns en kommunikationspolicy som anger riktlinjer för hur denna kommunikation bör ske. Syftet med policyn är att säkerställa att alla informationsskyldigheter efterlevs på ett korrekt och fullständigt sätt.

Uppföljning
Styrelsen utvärderar kontinuerligt den information som koncernledningen och revisorerna lämnar. I samband med detta har revisionsutskottet varit ansvarig för beredningen av styrelsens arbete med att kvalitetssäkra koncernens finansiella rapportering. Koncernchef och ekonomi- och finanschef har månatliga genomgångar med respektive verksamhetschef angående den finansiella ställningen. Koncernekonomi har också ett nära samarbete med koncernbolagens ekonomichefer och controllers avseende bokslut och rapportering. Uppföljning och återkoppling kring eventuella avvikelser som uppkommer i de interna kontrollerna är en central del i internkontrollarbetet då detta är ett effektivt sätt för bolaget att säkerställa att fel korrigeras och att kontrollen stärks ytterligare.

Intern kontroll

Mekonomen Groups process för intern kontroll är utformad för att hantera och minimera risken för felaktigheter i den finansiella rapporteringen