Risker och osäkerhetsfaktorer

Koncernens verksamhet är liksom all affärsverksamhet förenad med risker som i varierande omfattning kan påverka koncernen och våra intressenter. En väl avvägd riskhantering kan tillföra värde och affärsnytta, samtidigt som risker som inte hanteras effektivt kan leda till skador och förluster. Vi kartlägger löpande koncernens risker, där styrelsen bär det yttersta ansvaret för koncernens riskhantering

Riskhanteringsprocess
För att säkerställa en god översikt samt ändamålsenlig hantering av de risker som verksamheten är exponerad för arbetar koncernen strukturerat med att identifiera, analysera och hantera risker i enlighet med en initierad process under 2019. Ambitionen är att arbetet är fullt ut implementerat under 2020. Riskanalysen tar sin ut­gångspunkt i koncernens strategi- och affärsplaneringsarbete, är en naturlig del i det operationella löpande arbetet, samt ingår även vid större förändrings- eller investeringsprojekt. Varje större legal enhet inom koncernen skall upprätta ett riskregister där dess väsentliga risker, mitigerande åtgärder samt ansvarig person är identifierade. I hanteringen beaktas koncernens hållbarhetsarbete och som grund för analysen finns koncernens uppförandekod.

Styrmodell kring riskhantering
Det har under 2019 etablerats en övergripande riskhanteringskommitté för koncernen. Ärenden föredras av koncernens ansvarige för Group Risk Managmement och koncernens vd och koncernchef agerar ordförande. Kommitteen har ansvaret för att ge vägledning till organisationen och styra processen med att säkerställa en översikt av koncernens risker, samt att följa upp effektiviteten i riskhanteringsarbetet. Löpande rapportering från respektive affärsområde av riskanalyser och mitigerande åtgärder sker till kommittén, som i sin tur rapporterar väsentliga förändringar i riskbilden till styrelsen via revisionsutskottet. Riskanalysen genomgås
årligen mer grundligt i alla forum.

Riskfunktionens ansvar och samverkan
Group Risk Management samordnar gruppens riskarbete och följer upp efterlevnad, inträffade incidenter samt stödjer dotterbolagen med omvärldsbevakning, riktlinjer och utbildningar. Regelbundna avstämningar görs mellan riskfunktionen, internkontroll-ansvariga och
internrevision, för att dela information om brister som identifierats vid genomförda självutvärderingar eller granskningar. Därigenom förbättras effektiviteten i de aktiviteter som genomförs för att öka riskmedvetenheten inom identifierade riskområden. För mer information om arbetet med internkontroll i finansiell rapportering, se sid 49 i bolagsstyrningsrapporten. Vidare hanterar Group Risk Management koncernens gemensamma försäkringsprogram, vilket har omförhandlas i en utbudsrunda under året, där bl.a. fullständiga riskanalyser gjorts för de tre centrallagren. Under året har också koncernens ”crisis management” och ”business continuity” planer uppdaterats. Även whistleblowingrutinen har uppgraderats till en tredjepartslösning.


Marknad och konkurrenter


Totalmarknad
Beskrivning: Eftermarknaden för personbilar och lätta lastbilar är i första hand beroende av antal bilar i bilparken och det antal mil som bilarna körs. De senaste åren har uppvisat en stabil ökning av antalet bilar och antalet körda mil på våra huvudmarknader. En minskning av antalet bilar och körda mil skulle påverka koncernens verksamhet negativt. Att reservdelarnas kvalitet och livslängd ökar över tid kompenseras av att delarna blir dyrare och bilarnas livslängd ökar.

Hantering: Vi arbetar kontinuerligt med att säkra styrkan i koncepten och att hålla en hög innovationstakt för att behålla eller öka vår försäljning, även på en sjunkande marknad. Den geografiska expansionen under 2018 genom förvärven av FTZ och Inter-Team gör oss mindre känsliga för hur marknaden utvecklas i ett enskilt land.

Under året: Ett koncerngemensamt Best Practice-arbete har initierats inom viktiga strategiska områden såsom digitala tjänster, koncept och logistik. Projekt som bygger på tydliga business case drivs på flera nivåer, från erfarenhetsutbyte till att vi gemensamt arbetar koncernövergripande.


Bilflottan
Beskrivning: Sverige och framförallt Norge är två länder där transformeringen från konventionella fordon till elfordon och elhybrider har kommit längst. Andelen rena elbilar stod för 2,8 procent av totala bilflottan i slutet av 2019. En sammanvägd andel på alla våra huvudmarknader Danmark, Norge, Polen och Sverige, är fortfarande låg på 0,7 procent. Övergången till el innebär att branschen successivt behöver anpassas för att möta kundernas efterfrågan.

Hantering: För att framtidsäkra våra anslutna verkstäder att vara elbilsägarnas första val har vi sedan flera år tillbaka successivt anpassat verkstäderna, främst i Norge, till att kunna ta emot laddbara bilar. Till exempel utbildas fordonsteknikerna inom el- och hybridfordon genom våra egna utbildningscenter. Utvecklingen går olika fort i på våra huvudmarknader och fordonsteknikerna utbildas i den takt som vi ser att
efterfrågan ökar. Vi utökar även vårt sortiment med reservdelar och tillbehör för elbilar i takt med att efterfrågan ökar.

Under året: Lansering av certifierad elbilsverkstad i MECA Norway. Certifieringen innebär en trygghet för kunderna att verkstaden har genomfört adekvat utbildning och är rätt utrustade. Noggrann monitorering av antal elbilar inom respektive märke sker för att säkerställa tillgången till reservdelar. Aktivt arbete för att skapa branschgemensam standard för hantering av elfordon på de marknaderna med
starkast tillväx, dvs. Norge och Sverige.


Konkurrens
Beskrivning: Konkurrensen avseende bildelsförsäljning till verkstäder är stor. Sortimentet hos de största aktörerna inom den märkesoberoende eftermarknaden, Mekonomen Group inkluderad, täcker de flesta bilmärkena. Därutöver konkurrerar även ett antal mindre aktörer, digitala aktörer och märkesbundna aktörer på marknaden. På tillbehörssidan konkurrerar vi med ett stort antal aktörer, däribland detaljhandel, bensinstationer, dagligvaruhandeln och e-handelsaktörer. En signifikant ökad konkurrens från en eller flera aktörer kan medföra en risk för minskade marknadsandelar för oss som koncern.

Hantering: Koncernens verksamheter har ett starkt kundfokus där vi kontinuerligt ser över och säkerställer ett konkurrenskraftigt kunderbjudande både till verkstadskunder och till bilägare. Då majoriteten av koncernens försäljning sker digitalt är investeringar
i vårt e-handelserbjudande av stor vikt.

Under året: Utveckling och fortsatt utrullning av den digitala reservdelskatalogen har fortskridit inom Mekonomen Norway. Satsning på en uppgraderad bokningstjänst som förenklar bokningsförfarandet för såväl bilägare som verkstad är genomförd och lanserad i Mekonomen Sweden. Lansering i fler delar av koncernen sker löpande under 2020. Vi erbjuder våra kunder kvalificerad teknisk support via FAQ-portal och via ­telefon vilket bygger lojalitet hos verkstäder och ger bilägarna en snabbare och mer avancerad hjälp.


Produktutbud och tjänster
Beskrivning: Koncernens långsiktiga framgång är bland annat beroende av förmågan att anpassa sig till kundernas behov, förändrade branschkrav och att introducera nya attraktiva produkter och tjänster, samtidigt som man bibehåller en konkurrenskraftig prissättning och bygger lojalitet. För att upprätthålla sin konkurrenskraft måste vi förutse kundernas behov och köpa in respektive utveckla produkter och tjänster som accepteras av dess kunder. Koncernen är även föremål för produktansvar om inte produkterna fungerar som ­förväntat eller är defekta.

Hantering: Vår ambition är att leda branschens utveckling av framtida produkt- och tjänsteerbjudanden. Vi investerar centrala och lokala resurser för att förutse och förstå framtidstrender. För att även framåt erbjuda våra kunder en konkurrenskraftig och prisvärd kundupplevelse anpassar vi kontinuerligt vårt produkt- och tjänsteutbud och våra interna processer. Vi säkrar vårt produktansvar genom inköpsavtal med leverantörer inom fordonsindustrin och genom noggranna kvalitetskontroller av våra egna varumärken, kompletterat med ett koncernövergripande försäkringsskydd.

Under året: Kontinuerlig utveckling av koncernens egna affärssystem för verkstad för att på än tydligare sätt hjälpa verkstäderna att följa standard, arbeta effektivt och möta kunder. Ny utbildningsportal och supportportal lanserad med plan att lansera på samtliga affärsområden då det skapar synergier och breddar kunskapsdatabasen. Analys av serviceavtal genomförd med målsättning att erbjuda ett enklare och förutsägbart bilägande samt generera kunder till verkstäderna för att bygga lönsamhet och lojalitet. Fokus på att utveckla fleetaffären för effektivare administration och bättre service till företagskunder.


Brist på fordonstekniker
Beskrivning: Det råder brist på fordonstekniker på marknaden, vilket påverkar våra anslutna och egna verkstäder. Bristen på fordonstekniker med relevant utbildning och erfarenhet kan på sikt utgöra en faktor som begränsar möjligheterna till fortsatt
tillväxt i branschen eller genom ökade personalkostnader ­minskar lönsamheten. Det råder brist på samtliga marknader men bristen är störst på svenska marknaden.

Hantering: Med starka varumärken och koncept, våra utbildningscenter och det egna gymnasieprogrammet ProMeister Fordon i Sverige arbetar vi kontinuerligt med att attrahera personer till fordonstekniska yrket. Samtidigt bidrar vi till att höja kompetensnivån bland befintliga och nya fordonstekniker. Vi erbjuder även våra anslutna verkstäder rekryteringstjänster.

Under året: Vi har aktivt arbetat med PR och informationskampanjer för att attrahera personer till branschen. Vi har startat upp utbildning i samarbete med svenska Arbetsförmedlingen för att tillföra nya vuxna personer inom personbilsyrket där
85% kom i arbete hos konceptanslutna verkstäder och butiker efter avslutad utbildning. Beslut fattades också om att starta ProMeister Fordon på ny ort 2020. Vi ser fortsatt ökning av andelen kvinnor som söker sig till fordonsprogram.


Verksamhetsrisker


Medarbetare
Beskrivning: Vår framgång är beroende av förmågan att attrahera, behålla och utveckla engagerade ledare och medarbetare. Vi arbetar för mångfald, jämställdhet och inkludering. Med olika kompetenser och erfarenheter hos medarbetarna ska vi spegla mångfalden hos våra kundgrupper och på så sätt utveckla vårt kunderbjudande. En god fysisk och psykosocial arbetsmiljö och goda sociala förhållanden är grundläggande för våra medarbetare. Om vi inte attraherar ­relevant kompetens eller att missförhållanden råder på arbetsplatsen kan det påverka koncernens verksamhet och resultat negativt.

Hantering: Arbetet med att identifiera, analysera och minimera arbetsmiljörisker i verksamheten sker på alla nivåer i koncernen. Vår Code of Conduct (uppförandekod), whistleblowingsystem, arbetsmiljöpolicy, tillsammans med medarbetarsamtal, medarbetarundersökningar och löpande dialog identifierar missförhållanden, oegentligheter och andra riskområden. Se även sid 28–29 och sid 32.

Under året: Koncernens Code of Conduct uppdaterades och anpassades för den nya större koncernen. Implementering bland alla medarbetare i koncernen fortsätter under 2020. En medarbetarundersökning har genomförts inom affärsområdena FTZ, MECA/Mekonomen och Sørensen og Balchen samt bland centrala funktioner.


IT
Beskrivning: Det finns en stor medvetenhet om att en samordnad IT-struktur inom vissa delar ger koncernen stora fördelar. Det innebär samtidigt större risker då störningar eller driftstopp i koncernens gemensamma system påverkar flera dotterbolag, där ­särskilt system för order och lagerhantering är kritiska.

Hantering: Ett avbrott i systemen för order- och lagerhanteringen skulle påverka leveranserna till våra kunder negativt. Hot och risker analyseras regelbundet för att identifiera och säkerställa att vi har tillräcklig robusthet för att kunna hantera störningar och avbrott exempelvis genom att det finns redundans för kritiska system och kommunikationsvägar.

Under året: Insatser för att stärka och utveckla IT-miljöns motståndskraft mot störningar och driftsstopp har genomförts. Processer, roller, ansvar och tekniska lösningar har setts över i syfte att säkerställa robustheten över tiden.


Cyberbrottlighet
Beskrivning: Som alla bolag är vi utsatta för cyberbrottslighet såsom försök till bedrägeri, intrång eller sabotage.

Hantering: För att motverka försök till intrång eller sabotage mot våra IT-miljöer genomförs omvärldsbevakning inom området och en kontinuerlig utvärdering av om våra skydd behöver förändras eller utökas. Vi utvecklar kontinuerligt våra rutiner,
processer och tekniska lösningar inom området och har beredskap om vi trots allt blir utsatta.

Under året: En koncerngemensam cyberförsäkring har tecknats för att säkerställa externt stöd samt ekonomisk kompensation vid en större incident. Dessutom har rutiner och tekniskt skydd mot överbelastningsattacker setts över.


Skada på centrallager eller regionlager
Beskrivning: En eventuell skada som till exempel brand eller tekniskstörning vid något av ­koncernens central- och regionlager skulle medföra betydande negativa konsekvenser för bolagets försäljning och leveransmöjligheter till våra kunder som i sin tur kan skada koncernens rykte.

Hantering: Brandsäkerhet och skydd mot tekniska störningar är ett prioriterat område på alla våra anläggningar och stor vikt läggs vid ett förebyggande arbete. Koncernen har avbrottsförsäkringar om brand eller annan skada skulle uppstå som stör driften på våra anläggningar.

Under året: Samtliga försäkringsvärden har uppdaterats per anläggning under året i samband med upphandling av ny försäkringslösning för koncernen. Det har också varit en översyn av kontinuitetsplaner för de större centrallagren.


Svinn och värdehanteringsrisker
Beskrivning: Koncernens verksamhet innefattar försäljning och lagerhållning av ett stort antal produkter, varav många anses stöldbegärliga. Koncernens verksamhet innefattar även kontanthantering vilket medför risk för stölder, såväl i butik som vid transporten av kontanter från butik till bank.

Hantering: Inom koncernen pågår kontinuerligt ett arbete för att motverka svinn, att definiera vad som är utskrotning, egen förbrukning och faktiska stölder. Arbetet har som utgångspunkt att det är viktigt att arbeta med alla delar av svinnet, till exempel översyn av beställningsrutiner, leveranskontroller och upplockning av varor. Vad gäller värdehanteringsrisker strävar vi efter att ha samma nivå på lösningar för säkerhetstjänster, säkerhetssystem och värdehantering för samtliga bolag inom koncernen.

Under året: Systemlösningar med bättre funktionalitet har införts i svenska Mekonomenbutiker vilket givit bättre förutsättning för stabila rutiner.


Sammanslagning av centrallager
Beskrivning: Sammanslagning av koncernens två centrallager i Sverige pågår och investeringar har gjorts i centrallagret i Strängnäs med en utbyggnad av en helautomatiserad del. Vi ser stora strategiska vinster med sammanslagningen samtidigt som projektet är affärskritiskt och förenat med risker. Problem kan uppstå under överföring av MECAs verksamhet vilket leder till driftstopp eller till att projektet inte resulterar i de beräknade positiva effekterna.

Hantering: Vi värderar riskerna löpande under projektets gång. En projektorganisation ansvarar för att minimera risker och förseningar, samt att den möjliggör snabba åtgärder vid eventuella problem. Genom ett utökat arbete med masterdata och produktharmonisering säkerställer vi att vi har rätt sortiment i det nya lagret. Risker vid sammanslagningen minimeras genom en handlingsplan för olika scenarion
som kan uppstå vid oförutsedda händelser.

Under året: Projektet fortgår enligt plan. Under 2019 har förberedelser och piloter genomförts för försörjning av MECAs avdelningslager från Strängnäs istället för Eskilstuna. Fortsatt överflyttning av MECAs samtliga avdelningslager sker under 2020.


Miljörisker
Beskrivning: Vår påverkan på miljö- och klimat, sker främst genom energianvändning i lokaler, transporter, samt avfalls- och kemikaliehantering. Om våra intressenter inte har förtroende för vårt miljöarbete kan verksamheten påverkas negativt. Eventuella överträdelser av regelverk skulle ha rättslig inverkan och skada våra varumärken. Ett gott miljö- och hållbarhetsarbete blir också en allt viktigare faktor för unga då de väljer arbetsgivare.

Hantering: Våra verksamheter arbetar systematiskt med miljö. MECA Sweden, MECA Norway samt Mekonomen Sweden har certifierade ledningssystem i enlighet med ISO 14001 (miljö).

Under året: Under 2019 har vi analyserat koncernens koldioxidutsläpp. En mer utförlig beskrivning av vårt miljöarbete finns på sid 30–31.


Leverantörsrisker
Beskrivning: Ett stort antal produkter och leverantörer hos ett företag är vanligtvis förknippat med ökade risker i form av till exempel kvalitet och leveranstid men även hållbarhetsrisker. Vi lagerhåller mer än 100 000 artiklelnummer på olika lager i koncernen och har tillgång till mer än 1 miljon artiklar för beställning. Därmed är kontroll och uppföljning av kvalitet på reservdelar och produktinnehåll samt kontroll av leverantörer i förhållande till korruption eller brott mot mänskliga rättigheter ett omfattande
arbete hos oss.

Hantering: För att underlätta kontrollen av leverantörsledet och varuflödet styrs alla större inköpsavtal via koncernens gemensamma inköpsorganisation. Inköp sker främst från europeiska leverantörer som även levererar till biltillverkarna. Leverantörerna skriver under vår klausul om efterlevnad av FN:s Global Compact eller uppvisat motsvarande egen policy.

Under året: Under året har en leverantörskod utvecklats som mer detaljerat beskriver koncernens förväntningar på sina leverantörer.


Korruptionsrisker
Beskrivning: Korruption är inte geografiskt begränsat även om risken anses högre på vissa marknader och inom vissa branscher. Generellt är inköpare och säljare medarbetaregrupper som löper högre risk att involveras i korruption. Vi gör idag inköp från en del marknader där korruption är ett välkänt problem, vilket kräver att vi tar aktivt avstånd (se även ovan under leverantörsrisker)

Hantering: Inom koncernen råder nolltolerans mot korruption. Koncernens antikorruptionspolicy är inkluderad i Code of Conduct. I tillägg till detta finns särskilda riktlinjer avseende antikorruption med regler kring gåvor och representation.

Under året: 2019 förtydligades rutiner kring whistleblowing med ett webbaserat system. Systemet är tillgängligt för medarbetare och externa intressenter, såsom exempelvis leverantörer. Whistleblowing-rutinen kan användas anonymt. En webb-baserad utbildning i Code of Conduct kommer att lanseras under 2020.


Finansiella risker


Beskrivning: Mekonomen Groups finansiella risker omfattar främst valuta-, kredit-, ränte- samt likviditetsrisker. Se not 36 för beskrivning av de finansiella riskerna. I bolagsstyrningsrapporten, på sid 49–50, finns en beskrivning av den interna kontrollen och riskbedömningen som syftar till att förebygga fel i den finansiella rapporteringen.